Excelでこんな時

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小室です。今回はExcelでこんな時どうしよう…って操作とか計算式などいくつか紹介していきたいと思います。


ケース1:あぁあ”あぁあぁぁー!計算ばっかり!=打つの面倒くさいぃいぃぃー!

そうですね。こんな時ありますよね?例えば部門1と部門2があって売上の入力スペースが合計値を入れる1列しかないんだけどシートの改変は認められていない時とか…

  • 部門1の売上が56,138円

  • 部門2の売上が8,984円

これを暗算しようと思うと面倒臭いですよね。そんな時、Excelで計算しつつ入力するとこうなりますね。

=56138+8984

勿論計算結果は65,122になります。こういった時って入力はほぼテンキーで行いますね。いちいち=を打つのが面倒です。

こんな時!実はこんな裏技があるんです。

+56138+8984

これでExcelは計算式だと判断して自動で=56138+8984に変換してくれます。


ケース2:あぁあ”あぁあぁぁー!なんかエラーが出て表の見た目がわるいぃいぃいぃぃー!

なんか色々と計算式を入れていると#DIV/0!とか#N/A!とか#VALUE! とか表示されて表の見た目がわるくなる時ありますよね?

一応説明しておくと#DIV/0!は0÷0など0を含む数値を入れて割り算した時に出るエラー。

そして#N/A!は計算対象となるデータがないとき。そして#VALUE! は関数に指定するものの形式が違う時に出ます。

とはいえ、エラーが出るってわかってて表を作る時ありますよね?

そんな時はIFERROR(イフエラー)を使いましょう。IFは「もしも」という意味ですね。つまりIFERRORは「もしもエラーなら」という意味です。

使い方は簡単で =IFERROR(本来したい計算式, "エラーの時に表示したい文字") と入力します。

例えば日毎の売上表があってその平均値を出す時、もちろん何も入力されていない状態では割り算するものがないのでエラーになってしまいます。ではエラーの時に「まだ入力されてないよ!」と表示してみましょう。

こんな感じでエラー表示を回避しつつユーザーにメッセージをお伝えする事が出来ます。


ケース3:あぁあ”あぁあぁぁー!毎月毎月日付の変更と曜日の変更が面倒くさいぃいぃぃいー!

毎月入力しているシートで毎月シートを更新するたびに日付とか曜日とか入力しなおすの面倒臭いですよね。こんな時には日付に関わるデータベースを持って日付関係の数式と表示形式を直す数式を使って面倒な作業とお別れしましょう。

ここで使用する関数は

  • =DATE(年, 月, 日)

  • =MONTH(日付)

  • =IF(条件, 条件が合っていたら時の処理, 条件が合っていなかった時の処理)

  • =TEXT(値か計算式, "表示させたい形式")

これらを使用していきます。

説明だけ聞いてもピンッ!とこないと思うのでやってみましょう。

↑これは月の部分に5を入力した状態です。

↑これは月の部分に2を入力した状態です。

月が変わった部分の日付は表示されないようになっていますね。曜日も自動で更新されています。

では作ってみましょう。


まずCとDの2行目3行目で日付の元となるデータベースを作ります。

日付の所にはまず1日は普通に=DATE(D2,D3,1)と入力します。D2の値は2019なので2019年と認識します。D3の値は5なので5月と認識します。最後に1を入力して2019年5月1日とします。その下にはIFというものを使って「もしも1個上が空白じゃなかったら(C6<>"")という条件を入れてその中でもうひとつIFというものを使って「もしも1個上の日付の月(Month(C6) )と1個上の日付の1日後の月(Month(C6+1) )が一緒なら1個上の日付の1日後を表示、そうじゃなければ何も表示しない(””)」としています。ちょっとややこしいかもしれませんがじっくり考えて頂ければ理解できるかと思います。


曜日の所はText関数というものを使って日付を曜日に変換しています。

変換する形式を指定している部分が "aaa" の部分です。"aaa"は月/火/水/木/金のような表記、"aaaa"にすると月曜日/火曜日/水曜日/木曜日/金曜日の様な表記、"ddd"にするとMon/Tue/Wed/Thu/Friの様に英語の略表記に"dddd"にすると英語で略さない状態で表記してくれます。


まとめ:めんどくさいぃいぃいぃぃー!という気持ち

お気付き頂けたでしょうか?Excelってものすごく高機能で便利なんです。その便利機能を知らないが故に実は無駄な作業が結構あるのです。

そして僕は良くも悪くも面倒くさがりなので「めんどくさいぃいぃいぃぃー!」と思った作業はとことん時短したくなってしまいます。

これも効率アップの一つの手法として参考にして頂ければ幸いです。

それでは!




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